Nadie ha dicho que ser comunicador interno en una organización es fácil. Todos quienes hemos trabajado en este rubro, sabemos que la frase «aquí hacemos de todo» es más real que un mito. Nacimos como una disciplina necesaria pero con muy pocos adeptos, tuvimos que «convencer» a las organizaciones que era de vital importancia gestionar las comunicaciones internas. Y para qué hablar de conseguir presupuesto para tener más equipo, nuevas herramientas o asesorías, un sueño que todos tuvimos o el que nos dio pesadillas alguna vez.
Y es que muchas veces movernos en terrenos desconocidos a nivel organizacional, nos generó en algún momento mucha ansiedad e incluso miedo. Pero ¿miedo a qué, realmente?
Presupuesto
Este es sin duda uno de los ítem a los que más le tememos, pues frente a cualquier recorte, las organizaciones optan por recurrir a Comunicaciones. Cómo olvidar esa infinidad de veces en que nos dijeron que «éramos gasto» para la organización y esas eternas reuniones para intentar demostrar la necesidad del presupuesto que requeríamos para el plan del año o para una campaña.
Sabemos que hoy el escenario no es muy distinto, pero una recomendación que siempre les puede ayudar es medir el impacto de cada una de la iniciativas que realizan en su organización. Tener datos concretos de cómo estamos impactando a la gestión del negocio o de la organización, es vital para visibilizar nuestra contribución y así poder justificar cada peso de nuestro presupuesto.
Sugiero siempre medir índice de apertura o de recepción de medios, el nivel de participación en campañas o proyectos y considerar siempre encuestas o un levantamiento anual para evaluar en 360 grados las CI de la organización.
Decir que NO a clientes internos
El eterno tira y afloja de «cómo le digo que esto no es para comunicar masivamente» ¿les suena conocido? Todas y todos nos vemos enfrentados a ese dilema, pues resulta complejo explicar a nuestros clientes internos qué temas resultan ser realmente estratégicos e importantes para la organización y para el negocio. Para ello, siempre recomiendo poder tener una reunión al semestre con nuestros principales clientes para mostrarles la estrategia de comunicaciones internas y su respectivo plan de comunicaciones.
Generar un comité de comunicaciones también se levanta como una posibilidad de poder asesorar de manera más estratégica a aquellos clientes internos, que en general apuestan por una comunicación más operativa. Por último, sugerimos tener calendarización de temas por días específicos (lunes de Personas, martes de Seguridad, etc), para así tener una herramienta de negociación con quienes internamente nos solicitan envíos «urgentes» a cualquier hora.
Presentar Plan estratégico de Comunicaciones Internas a Gerencia General
La oficina de Gerencia General siempre nos genera algo de nerviosismo, más aún si la cita en el calendario dice «Presentación Plan Estratégico». La primera vez que me vi enfrentada a esto, tenía 25 años y sentí la misma sensación que cuando defendí mi tesis. Era algo crucial para seguir avanzando en la Estrategia de Comunicación de Gestión del Cambio, a propósito de una fusión organizacional, que nos habían comentado. La respuesta no fue del todo satisfactoria, puesto que la medición, presupuesto y visibilización de impacto monetario en la empresa, no estaban del todo claros en mi plan.
Y es que en esos años, nadie hablaba de Retorno sobre la Inversión en Comunicaciones, o de medir permanentemente todas las iniciativas que realizábamos como área. El desafío entonces era salir con medios, comunicar y salir a buscar aquello que fuera noticia dentro de la organización.
Afortunadamente hoy, la madurez y evolución de esta disciplina nos permite tener las herramientas para ir a la reunión de Gerencia General con información cuantificable y certero que evidencie y sustente nuestra estrategia. Pensemos que a los Gerentes Generales nos gusta ver números en azules y argumentos bien estructurados, entonces preparemos una presentación que mezcle ambos componentes.
Esperamos que con estos pequeños tips disminuyan sus miedos y los impulse a atreverse a enfrentar estas estas situaciones que podrían parecer terroríficas.
