Vivimos en una época donde lo que menos sobra es el tiempo. Estamos el día completo corriendo, respondiendo a las diferentes tareas y focos de atención que nos exigen nuestros trabajos. En los últimos años, hemos tenido que aprender a convivir entre las responsabilidades laborales y las de la casa, lo que se ha convertido en uno de los grandes desafíos que nos plantea el teletrabajo.
Desde luego que es difícil respirar y tomar visión sobre las cosas en un escenario así, pero es necesario hacerlo; reflexionar y analizar, son maneras de identificar cómo podemos ser más eficientes, cómo podemos sacarle el jugo al tiempo y que no sea al revés.
Uno de los dolores más frecuentes, sobre todo de personas en cargos de liderazgo es que el tiempo se les va teniendo reuniones. Entonces ¿en qué momento se hace gestión?, ¿Cuándo se planifica?.
No hay una sola respuesta para eso, pero la falta de tiempo no solo es síntoma del número de reuniones; sino que puede estar asociada a varios factores que se conectan con ese problema, como la extensión excesiva de una reunión (no todo tiene que ser de una hora), la falta de una agenda clara, la ausencia de un propósito, e incluso podemos ir un paso más atrás y cuestionarnos la necesidad de reunirse; en escenarios, en los que por ejemplo se requiere de avances que deben realizarse previo y no durante el encuentro.
Evita que te digan: tu reunión pudo ser un mail
Te compartimos algunos consejos y prácticas, que hemos implementado como agencia, y que podrían ayudar a hacer tus reuniones más eficientes.
- Ten un propósito: Antes de la reunión pregúntate para qué la estás haciendo y qué resultados necesitas. Tener un propósito y declararlo al comenzar, ayudará a que toda la sesión y los esfuerzos de los participantes apunten a lograr el objetivo.
- Establece una pauta: El tener una agenda definida, con etapas y tiempos asignados en función de los temas a tratar, te dará la confianza necesaria para facilitar la reunión, avanzar hacia un objetivo y lograr el compromiso de los participantes.
- Convoca y define roles: Cada participante de una reunión debe estar presente por un motivo. Si eres el facilitador ayúdales a comprender su rol, qué se espera de su participación y el motivo por cuál están ahí. En el caso de que seas participante, también puedes hacer la pregunta previamente, así tienes claro cómo y desde dónde puedes aportar.
- Promueve la participación: Si facilitas la reunión otorga los espacios e impulsa la participación de todos. Pon especial atención a aquellos que hayan intervenido poco, pídeles su opinión e invítalos a participar. Las ideas y decisiones conformadas por la sabiduría de un grupo siempre van a ser más inspiradoras y movilizadoras que las de unos pocos.
- Domina tus recursos: Sea cual sea la herramienta que utilices; Meet, Zoom, Teams o si proyectarás una presentación de Keynote o Powerpoint, asegúrate de manejar los elementos técnicos necesarios para llevar a cabo tu reunión.
- Respeta y maneja los tiempos: Sé consciente de los tiempos, tanto al comenzar la reunión, con la puntualidad necesaria para cumplir la agenda; como al momento de cambiar de tema o al finalizar en los tiempos comprometidos. No te alargues, concluir una reunión después de la hora acordada, genera incomodidad e impaciencia para los participantes que asistieron con otra promesa.
- Compromete: Deja el final de la reunión para recapitular lo conversado, establecer los compromisos o determinar responsables y plazos de cumplimiento; esto ayudará a que cada participante salga con claridad de los próximos pasos después de la sesión.
- Haz una minuta y compártela: Pide a alguien de tu equipo tomar apuntes o hazlo tú, de esta manera registrarán lo conversado en la reunión y los acuerdos a los que llegaron, para que luego sean compartidos con todo el equipo.
Claramente la falta de tiempo en el trabajo no responde solo al mundo de las reuniones, hay un universo mucho más amplio, pero generar mejores planificaciones y empoderarse del espacio, modificarlo, re armarlo, desarmarlo, puede ser un buen comienzo para hacer reuniones más eficientes, alivianar la agenda y por qué no, bajar un poco el estrés del día a día.
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